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オンライン理事会

オンライン理事会

オンライン理事会を本格的に導入
オンライン理事会を本格的に導入
同じ場所へ集まることなく、
離れた場所から参加することが可能
新型コロナウイルス感染拡大を受け、各家庭やマンションでも外出自粛による影響が出てきているかと思いますが、それと同時にマンション管理組合の理事会運営にも影響をもたらしています。
マンションの理事会や総会は、一箇所に大勢の理事や住民が集まって長時間話し合うという性質上、感染拡大のリスクが高く、理事会や総会が延期されたケースは多く、この状況が続くとしたら管理組合運営がままならない状況に陥ります。
 

そのような情勢を鑑みて当社では、ご自宅や職場などからPCやスマートフォン、タブレットを使って理事会に参加できるオンライン理事会を導入しました。

感染防止はもちろんのこと、これまで小さいお子さんがいて家を空けられなかった方や仕事で時間までに帰宅できなかった方も、仕事や家事の合間に気軽に参加できるようになります。

対面の会議よりもオンラインの方が気軽に途中参加や退席ができるため、参加率の向上にもつながります。

ZOOMによるオンライン理事会の導入
 
Zoomとは、アメリカのZoom Video Communications社が提供するネットを通じて遠隔地のユーザー間でコミュニケーションを行うオンラインミーティングツールです。Webカメラを利用したビデオ会議だけではなく、音声やチャットでのコミュニケーションも行えます。

専用アプリを使わずに、Webブラウザのみで利用することができ、参加者はアカウントを作成する必要もありません。背景を別画像に合成してくれる機能もあり、室内を見せずに参加することができます。


 

※Wi-Fi環境の無い場合でのスマートフォンやタブレットでのオンライン理事会への参加はデータ通信料が発生いたします。(ご契約内容により料金は異なる)このデータ通信料に関して参加希望者様の個人負担とさせて頂きます。予めご了承ください。
オンライン理事会の流れ
 

弊社担当者により
仮想会議室を用意

オンライン理事会の前に予め弊社により、オンラインミーティングの為の仮想の会議室を用意します。そのインターネット上に作った仮想の会議室の場所URLを、事前に理事会参加者に伝えておきます。



 

参加者は招待リンクを
クリックして
オンライン理事会に参加

オンライン理事会 当日、理事会参加者は弊社担当者より送信された招待メール、あるいはメッセージにあるリンクをクリックします。

事前にインストールしていたZOOMの専用ソフトが立ち上がり「ビデオ付きで参加」または「ビデオなしで参加」を選択し、主催者に入室を許可された後にオンライン理事会に参加できます。
Zoom専用ソフトがインストールされていない場合は画面の指示に従い専用ソフトを インストールします。
オンライン理事会のメリット

場所を
選ばない

世界中のどこからでも、旅行先からでも参加できます。
残業中や単身赴任中、子供がいるので外出が難しい方でも
インターネット環境さえあれば気軽に参加できます。

参加率が
上がる

移動しなくてよく、
時間の都合もつけやすいため、参加しやすい。

録画機能で
議事録作成

録画機能を活用することにより
情報の正確性の高い議事録の作成ができます。
記録・書記係の負担が軽減されます。

欠席した
会議を閲覧

どうしても参加できなかった理事会も、
録画機能であとから内容をチェックできます。

参加者の顔が
認識しやすい

リアルの理事会では、真横の人の顔が見えにくかったが、
オンラインだとすべての参加者の顔や表情が
一覧で見えるため、意見をていねいに拾えます。

決議が
早い

弊社の管理組合サポートにより
「決議事項、報告、検討事項」を事前に精査することで、
理事会は決議のみとして効率的に執り行えます。
マンション管理についてやお困りごとなど、まずはお気軽にご相談ください 24時間365日の安心サポート お見積り無料!TEL082-262-4316 メールでお問い合わせ 広島のマンション管理ならロウジュウコミュニティー